Télétravail, comment m’organiser ?

Quel que soit votre poste ou le degré de responsabilité que vous avez dans votre structure, vous vivez probablement le télétravail de manière forcée, comme une grande partie des Français, pour limiter la propagation du coronavirus. En outre, que vous soyez seul chez vous ou non, habitué à ce genre de situation ou non, le télétravail est une épreuve de rigueur, de motivation et d’organisation personnelle. 

Par ailleurs, deux pièges peuvent survenir à domicile pour le nouveau télétravailleur : 

D’un côté, la sur sollicitation de la sphère professionnelle ou encore le sur investissement du collaborateur dans son travail (pour compenser la culpabilité d’être chez soi, la peur de ne pas être assez proactif, etc.) ; 

D’un autre côté, le manque de sollicitation professionnelle (absence de liens, de communications, d’échanges, faibles objectifs ou peu ambitieux) ou la sur sollicitation de la sphère personnelle au détriment de la vie et de l’efficacité professionnelle.  

La démarche est donc double pour le nouveau télétravailleur : trouver une organisation performante et motivante au niveau professionnel et trouver une organisation satisfaisante et aidante au niveau personnel : épanouissement, équilibre, performance et motivation.

Les outils indispensables pour bien s’organiser en télétravail

Pour maximiser votre productivité et maintenir une communication fluide en télétravail, voici une sélection d’outils numériques incontournables :

• Gestion de tâches :
  Utilisez des plateformes comme Trello, Asana ou Monday.com pour planifier, suivre et prioriser vos tâches. Ces outils permettent une meilleure organisation et une vue d’ensemble sur vos projets.

• Communication :
  Restez connecté avec vos collègues grâce à des outils comme Slack, Microsoft Teams ou Zoom, qui offrent des options de messagerie instantanée, d’appels vidéo et de partage de fichiers.

• Gestion du temps :
  Des outils comme RescueTime ou Focus@Will vous aident à identifier les sources de distraction et à optimiser votre temps de travail.

• Collaboration en ligne :
  Facilitez le travail collaboratif avec des solutions comme Google Drive, Notion ou Miro, qui permettent de partager des documents, de brainstormer et de gérer des projets en temps réel.

Les impacts du télétravail sur la santé mentale

Le télétravail présente à la fois des avantages et des inconvénients pour la santé mentale des salariés :

• Effets positifs :

  • Réduction du stress lié aux trajets domicile-travail.
  • Autonomie accrue, favorisant un meilleur équilibre entre vie privée et professionnelle.
  • Gain de temps pour se concentrer sur des activités personnelles ou familiales.

• Effets négatifs :

  • Isolement : L’absence d’interactions physiques peut entraîner un sentiment de solitude.
  • Difficulté à déconnecter : Travailler depuis chez soi peut brouiller les frontières entre vie professionnelle et personnelle.
  • Épuisement numérique : Une utilisation excessive des outils numériques peut générer une fatigue mentale.

Conseils pratiques :

• Fixer des horaires clairs pour éviter le surmenage.
• Maintenir des interactions sociales via des réunions virtuelles ou des appels informels avec vos collègues.
• Pratiquer des exercices de relaxation comme la méditation ou des pauses actives pour relâcher la pression.

Comment gérer l’équilibre vie professionnelle/vie personnelle en télétravail

Pour éviter les dérives du télétravail, il est essentiel de mettre en place des pratiques favorisant un équilibre sain entre travail et vie privée :

• Créer un espace dédié :
  Installez un bureau dans un endroit calme de la maison pour mieux séparer vos activités professionnelles et personnelles.

• Respecter les horaires :
  Fixez une heure de début et de fin de journée et instaurez des rituels pour signaler la transition entre le travail et la vie privée.

• Communiquer avec votre entourage :
  Expliquez vos besoins et vos horaires à votre famille pour minimiser les interruptions.

Le rôle des managers dans le télétravail

Les managers jouent un rôle clé dans la réussite du télétravail au sein des entreprises. Voici leurs principales responsabilités :

• Fixer des objectifs clairs :
  Définissez des priorités et des critères de performance pour guider vos équipes sans microgestion.

• Maintenir une communication régulière :
  Programmez des réunions hebdomadaires pour suivre les avancées et répondre aux questions des collaborateurs.

• Favoriser la confiance et l’autonomie :
  Accordez de la flexibilité à vos équipes tout en garantissant un cadre clair.

• Préserver la cohésion d’équipe :
  Organisez des moments informels, comme des cafés virtuels ou des activités de team building à distance, pour renforcer les liens entre collaborateurs.

Les avantages et les limites du télétravail pour les entreprises

Avantages :

• Réduction des coûts immobiliers : Moins de bureaux signifie des économies sur les loyers et les équipements.
• Attractivité et fidélisation des talents : Le télétravail est devenu un critère recherché par de nombreux candidats.
• Flexibilité accrue : Les salariés peuvent mieux gérer leurs contraintes personnelles.

Limites :

• Perte de cohésion d’équipe : L’absence d’interactions en face à face peut affaiblir les relations entre collègues.
• Difficulté à maintenir une culture d’entreprise forte : Le télétravail peut éloigner les collaborateurs des valeurs de l’organisation.
• Suivi des performances : Il peut être plus difficile d’évaluer les résultats à distance.

En équilibrant ces avantages et limites, les entreprises peuvent maximiser les bénéfices du télétravail tout en minimisant ses inconvénients.

Définir un cadre de travail en télétravail.

Pour travailler de manière efficace et productive en télétravail, il faut établir un cadre. En effet, vous devez vous sentir comme au bureau, mais en mieux ! Pour cela, plusieurs habitudes doivent être mises en place.

Votre espace de travail en télétravail

Dans un premier temps, votre espace de travail. Il est tentant de travailler dans son lit ou dans son canapé, mais vous ne ressentirez pas un réel engouement de motivation. Vous devez organiser votre environnement de télétravail. En effet, essayez, autant que possible, de vous isoler des espaces de vie pour ne pas être dérangé par des éléments environnants perturbateurs, bruyants ou odorants. Si vous vivez dans un environnement restreint et que vous n’êtes pas seul, tentez tout de même d’isoler votre espace de travail en télétravail avec un rideau ou un paravent, créez votre bulle de travail et de créativité. L’espace de travail comment l’optimiser ?

Le télétravail et vos horaires

Ensuite, pour organiser votre télétravail au mieux, établissez des horaires fixes, et ce, pour pouvoir séparer au mieux votre vie professionnelle et votre vie privée. Les horaires fixes apporteront de la rigueur à votre organisation, prévoyez donc l’heure de début, l’heure de fin, mais aussi un horaire de déjeuner. Faites-en part à votre manager, ce, pour valider que ces horaires sont compatibles avec l’organisation du reste de l’équipe. Prenez de vraies pauses, comme celles que vous prendriez au bureau, prenez un café, regardez les réseaux sociaux, lisez les news, bref, faites quelque chose qui vous détend et qui vous plaît.

Votre préparation

Maintenant que les règles organisationnelles sont posées, vous pouvez commencer votre journée d’un pied dynamique ! Prenez une douche, habillez-vous dans un esprit de travail. L’avantage quand même en télétravail, c’est qu’on peut avoir un look beaucoup plus décontracté, mais faites quand même un effort. Ainsi, cette préparation vous permet de commencer officiellement votre journée et d’entrer dans un état d’esprit professionnel.

Posez les conditions de télétravail avec votre entourage

Si vous ne vivez pas seul, il est primordial de fixer des conditions et une organisation avec votre famille. Parlez du lieu où vous souhaitez travailler et comment faire pour que votre entourage n’empiète pas sur votre espace. Veillez également à ne pas envahir votre maison et l’environnement familial avec vos dossiers, documents, matériels…

Ensuite, précisez à votre famille, quelle est votre organisation, quel est votre cadre de travail précédemment décidé. Précisez et expliquez que le temps de télétravail est comme du temps de présence au bureau et que ce n’est pas du temps libre, que vous n’avez pas plus de temps pour les tâches ménagères, pour vous occuper des enfants, ou du jardin parce que vous travaillez à domicile. Ce n’est pas une évidence pour tout le monde ! Discutez-en amont, négociez, faites des compromis, fixez des règles claires et précises avec votre famille. Tout le monde doit y trouver son compte. Avec un manque d’organisation, il est certain qu’il sera compliqué de concilier télétravail et vie de famille. Comment concilier vie privée et vie professionnelle ? 

Soyez conscient que les enfants font du bruit et vous sollicitent, les animaux de compagnie font des bêtises ou veulent jouer avec vous, votre famille continue de vivre et d’évoluer pendant que vous travaillez.

En télétravail, restez en contact !

La communication est véritablement une notion très importante. Elle permet à votre équipe d’avoir une visibilité sur vos tâches journalières, ou de rassurer vos collègues et votre manager sur votre assiduité, ou encore de doser votre degré de disponibilité. Alors pourquoi ne pas partager un fichier sur un cloud avec vos plannings respectifs (que vous tenez à jour quotidiennement), votre to do list, ou bien un message écrit le matin pour saluer votre équipe et les informer de ce que vous prévoyez de faire aujourd’hui. Ces échanges sont essentiels pour conserver une bonne cohésion d’équipe.

Avoir des objectifs

Pour rester motivé et productif, vous avez besoin d’objectifs clairs et précis ! Réfléchissez vous-même à quels objectifs vous souhaitez-vous fixer, soyez proactif ! Vous avez forcément déjà relevé certains process en place dans l’entreprise qui vous semblent améliorables ou encore des projets que vous pourriez développer pour augmenter les ventes, la notoriété de l’entreprise, la satisfaction client ou autre. Alors, n’hésitez pas à échanger avec vos collègues, car seul on va vite, mais ensemble on va plus loin ! Ensuite, discutez-en avec votre manager, présentez-lui le fruit de vos recherches et de vos analyses. Après cela, proposez un briefe avec les personnes qui vont vous aider à avancer sur la mise en place de vos objectifs. Votre manager pourra vous éclairer sur la faisabilité de vos objectifs, vous accompagner, vous fournir les outils nécessaires, mais aussi vous fixer d’autres objectifs auxquels vous n’auriez peut-être pas pensé. Enfin, décidez ensemble d’un rythme de réunions, pour échanger sur votre avancée. Tous les jours, deux fois par semaine, une fois par semaine ? À vous de trouver le rythme adéquat et qui convient à tous.

Échanger

Pour finir, pensez à vous dégager des temps informels avec vos collègues. C’est déjà important en règle générale, mais encore plus en ces moments de confinement. Certains sont seuls depuis le début, ou justement ne le sont pas assez. L’expérience du confinement n’est probablement pas vécue de la même manière par tous. L’esprit d’équipe et la solidarité sont, plus que jamais, indispensables.

Fixez-vous un rythme de travail en télétravail

Lorsque vous travaillez en télétravail, il est impératif de trouver votre rythme de travail et de planifier vos tâches, hiérarchisez-les. Une bonne solution pour planifier votre travail en télétravail est la « TO DO list », ou encore la liste des choses à faire. Elle doit absolument être écrite pour être efficace. Cela permet de décharger votre cerveau, de n’oublier aucune tâche et de visualiser facilement ce que vous avez fait, ce qu’il vous reste à faire et vos échéances. Quand faire votre TO DO list ? Eh bien, un peu tout le temps. En effet, celle-ci doit toujours être à jour si vous voulez avoir un document réellement fiable et utile. Ajoutez, enlevez, barrez des tâches au fur et à mesure (vous verrez que ça peut être source de satisfaction). Le soir, faites le point et prévoyez les tâches du lendemain. Vous aurez alors l’esprit léger quand vous quitterez votre espace de travail et vous pourrez vous focaliser sur votre vie de famille. Utilisez un document papier ou un document informatique, nous vous conseillons un document préconçu dans votre ordinateur dans un souci de réduction des déchets. Nous vous proposons de télécharger notre modèle de TO DO list en télétravail à la fin de cet article.

Pour hiérarchiser les tâches, il vous faut faire la différence entre les tâches urgentes et les tâches importantes.

Prenez confiance, vous pouvez le faire !

Prenez conscience de vos points forts et de vos compétences, cette prise de confiance vous permet de mieux comprendre les besoins de vos clients et les attentes de votre manager. Vous êtes capable de travailler en totale autonomie, oui, vous êtes capable de travailler de chez vous de manière efficace et productive. Votre expérience professionnelle vous a permis d’acquérir un certain savoir-faire qui va vous permettre de réussir. Toujours pas convaincu ?

Technique de la visualisation positive

Adoptez la « technique de la visualisation positive ». Il s’agit d’une technique qui est utilisée et mise en pratique par les sportifs de hauts niveaux qui visualisent plusieurs fois les gestes et la technique qu’ils doivent mettre en œuvre pour réussir le jour de la compétition. Elle permet de réduire les facteurs de stress, augmenter la confiance en soi et ainsi accroître ses chances de réussite. Votre cerveau va alors enregistrer la réussite comme étant un élément déjà connu et sera capable de le reproduire le moment voulu. Cette technique peut tout à fait être mise en pratique en télétravail pour atteindre vos objectifs journaliers ou même hebdomadaires, en fonction de ce qui aura été décidé en amont avec votre équipe et votre manager. Pour ce faire :

• Prenez un temps en début de journée ou de semaine, installez-vous confortablement sur votre espace de travail.
• Inspirez et expirez profondément et fermez les yeux en imaginant quelles étapes, quelles ressources vont être nécessaires à la réalisation de vos objectifs.
• Visualisez ces étapes dans l’ordre chronologique.
• Représentez-vous la joie, la satisfaction que vous allez ressentir lorsque ces objectifs seront atteints.
• Ouvrez les yeux et profitez de ce moment revigorant, sentez la motivation et l’énergie qui traversent votre corps. Voilà vous êtes prêt à réussir vos objectifs.

Développez vos compétences

Ces différentes étapes vont vous permettre d’organiser au mieux votre temps de travail en télétravail. Vous souhaitez aller encore plus loin ? Vous vous posez encore des questions comme :

• Comment hiérarchiser vos tâches en télétravail ?
• Qu’est-ce qu’une tâche urgente, qu’est-ce qu’une tâche importante, comment les différencier ?
• Comment avoir une bonne communication à distance ?
• Comment vous dégager des temps de disponibilité et des temps d’indisponibilité pour augmenter votre productivité ?
• Quels sont les autres outils de planification du travail en télétravail ?
• Comment garder ma motivation toute la journée en télétravail ?
• Comment manager des collaborateurs en télétravail ?

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